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有效控制的关键要素,管理能力提升155:有效检查,发现问题

8622 人参与  2021年11月30日 14:52  分类 : 新媒体运营  评论

摘要:为快速发现并提出问题,必须掌握现代、有效的检查方法,我们这里提出了有效检查“五剑客”,即:检查四步曲;有效控制四要素;过程四元素;PDCA循环法和挖掘问题递进法。我是钱QQ/微信:9603393

1、建立检查系统,完善发现问题机制

为系统、全面、及时、尽快发现企业经营管理过程中存在的问题,需要建立、完善检查系统,平衡、协调各级各类检查关系,见图1所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图1 某公司检查系统

2、发现问题“五剑客”

在长期管理咨询生涯中,我提炼出了一整套发现、分析问题的方法和工具,帮助我进入企业进行诊断时,能在很短时间内发现更多有价值的问题,不管进入哪个行业、哪种类型企业,屡试不爽。尽管我可能不是这个行业、专业的专家,但我同样能够发现一些专业管理甚至是一些技术问题。我把发现问题的方法和工具总结为“五剑客”。

2.1 剑客一:检查四步曲

检查四步曲是发现问题的基本逻辑,见图2所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图2 检查四步曲

如工序巡检,有没有工序巡检制度?巡检制度制定得好不好?可不可操作?有没有执行巡检制度?执行是否到位有效?巡检是否达到了目的?巡检能否及时发现生产异常、品质异常?针对上述问题进行验证。通过寻找客观证据、事实和数据进行证明,回答上述问题。

验证技巧

管理者得到对方回答并查阅文件记录后,需要辨别真伪,正确理解意思,所以进行分析验证是必不可少的。主要包括以下四个方面:

-把对方回答与环境(背景)因素作为一个整体考虑分析;

-通过一种或多种渠道加以验证,验证是一种最直接有效的方法;

-从比较合适的角度分析、理解对方的回答;

-对对方表达的意思要具有职业的敏感性,善于从中捕捉到蛛丝马迹,顺藤摸瓜。

一般情况下,管理者在得到回答后,常采用“请给我看……”的语句,如果客观证据一时拿不出,受检查方推托或稍后提供时,管理者应记下此细节,以防遗忘。管理者不能认为某人说的就是事实而忽略客观证据的验证,否则将会导致错误的检查结论。被访问人员的陈述并不都可作为客观证据。通常当事人或负责人所作的陈述才可作为客观证据。

验证时,可按下述思路进行:

-有没有。不能因为回答得很圆满,检查就到此止步。还要按照标准要求,验证应具备的程序文件、计划、记录等是否符合要求;

-做没做。不能因为文件、计划、记录编制得很好、很多,就认为符合要求了,还要按照文件、计划进行观察、面谈、核查,判断实际是否做了;

-做得怎样。不能因为已按文件、计划做了,就做到位了,还要检查实际做的结果是否有效,是否真正进入了受控状态,是否达到了过程或活动规定的目标;

-笔记。在提问、验证、观察中发现的客观证据应及时予以记录,并让受检查方确认。

2.2 剑客二:有效控制四要素

控制是“致力于满足要求。”要求包括明示的要求和隐含的要求。

任何一个有效控制必须包括四个要素,即:标准、信息、监测和纠正手段,四个要素构成控制有机整体,缺一不可,见图3所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图3 有效控制四要素

控制首先要有标准。没有标准,就不存在控制,凡具有重复性的事物和概念均可标准化。因此建立标准对象是极其广泛的普及的。企业生产经营活动90%以上均可建立标准,实施控制。因此,流程化、文件化、标准化是进行控制的首要标志。标准是控制不可或缺的依据;二是为进行控制必须获得相关信息,包括实施过程和结果信息,以便及时与标准比较,采取正确的控制活动。即控制需建立信息反馈系统。控制没有信息反馈系统也是不行的。在海湾战争中,爱国者导弹大显神威,击毁飞毛腿导弹无数,命中率在90%以上,关键是依靠了一套先进的空中电子预警系统,一旦飞毛腿导弹侵入领空域内80公里内任一地方,马上把信息传递给导弹发射装置,在读秒内发射爱国者导弹拦截。在逼近时引爆飞毛腿。控制也需要建立一个“预警系统”,即:信息反馈系统。一旦某个环节出现异常,能够马上启动“机构“,采取措施纠正。记录就是该信息反馈系统的重要方面。控制的必须有记录。没有可靠、正确、及时、完整的信息,控制就会失效;三是为在实施过程中获得所需信息,必须进行监视和验证,即要拥有监测手段。如监测室温的温度计。没有准确、可靠的测量手段,就难以获得所需信息,无法发出精准有效的控制信息;四是对不符合计划或标准的情况进行处置,并及时开展有效的纠正活动等,即要建立一个灵敏、有效、权威的纠正系统,使各项活动及结果始终处于受控状态。没有有效的纠正手段,所有开展的控制活动都将前功尽弃。建立一个灵敏、有效、权威的纠正系统,这是有效控制的标志之四。没有纠正手段,即便知道偏离标准。因无法采取措施,控制同样眼睁睁看着失效。

由此可见,抓好控制标准、信息、监测和纠正四个环节,才能圆满地达到控制目的。

2.3 剑客三:挖掘问题递进法

发现问题递进四步法:符合性→有效性→达标性→突破性,见图4所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图4 挖掘问题递进法

如计划生产1000台冰箱,实际生产也是1000台冰箱,这叫符合性。生产了900台、1100台都不符合;但是生产的冰箱合格率仅为98%,即有效性为98%;生产的目的是实现销售的,不是做库存。销售目标为2000万元,实际销售为1500万元,没有达标,2100万元则超过了目标。如果实现销售3000万元,那就叫突破了,这种突破一定伴随着某一方面的突破,如:技术创新突破等等。

2.4 剑客四:PDCA循环管理

PDCA循环是管理的基本规律,符合闭环原则。凡是开环的管理都会失效。根据PDCA循环,管理的第一步就是建立目标,制定计划。我们许多问题的发生,都是因为缺乏计划或计划不善所致。没有严格的实施到位,再好的计划就会失效。为保证计划获得正确有效实施,必须进行检查,通过过程管理,确保计划执行;计划执行的怎样,是否达成目标,就需要总结,没有总结,就没有绩效考核,没有进步。PDCA循环管理见图5所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图5 PDCA循环管理

2.5 剑客五:过程

过程是“利用输入实现预期结果的相互关联或相互作用的一组活动”,根据其定义,任何接受输入并将其转化为输出的活动,即可视为过程,如培训过程。任何一个过程都包括四个要素,见图6所示。

管理能力提升155:有效检查,发现问题

图6 过程四要素

我们只要坚持过程四要素法,不仅能发现真正问题,更能深入挖掘问题。

① 为进行控制,必须识别每个具体过程。过程可大可小,一个过程可能分为多个分过程或子过程,这取决于过程应用的目的、过程的性质,识别过程的原则及希望达到的结果,我们应从组织整体运作,角度识别可能涉及的所有过程。所有工作都是通过过程来完成的。过程应是增值的,不增值的过程是无意义的或非预期的,是失效的过程。识别过程应从每项工作入手,对每个过程的识别应包括输入、输出、活动及活动所需资源。

②  每一过程都有输入。

输入质量直接甚至决定输出质量,对输入进行控制的方法是源头控制,这是一种经济、有效的控制方法。

③ 输出是过程的结果。

这种结果包括有形的或无形的产品,预期的或非预期的产品。对输出结果进行测量并反馈于输入和活动或资源以调整、纠正、称之为反馈控制或称事后控制。

④ 过程测量点

在输入端、过程的不同位置以及输出端都存在着进行测量的机会。选择合适的测量点,就会产生良好的控制效果。每个过程控制应选择并控制测量点,这是管理体系有效运行的基础,是点上控制。

⑤ 过程链

一个过程的输出可以是其它过程的输入。在这种情况下,多个过程就可以组成一个过程链。过程管理应是对过程链(包括过程与接口)的管理,在过程链中,当有些过程对过程链末端的输出质量(包括健康、安全、环境),有重要甚至决定影响时,便称为“关键过程”。实施过程链管理,应抓住关键过程和接口两个重点进行管理,过程链管理是管理体系有效运行的线上控制。我是钱QQ/微信:9603393

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