确定会议的必要性 做足会前准备工作 避免无效会议
相信很多管理者啊都觉得开会是一件非常头疼的事儿，要么是经常会有人在开会期间处理邮件、看微信、玩手机，要么是大家激烈争论，却一直没有定论!会后还有人抱怨开会浪费时间，这导致每次会议的效率非常低，如何开会才能跳出这种困局呢?
管理者想要开好一个高质量高效率的会议，首先，得学会判断开会的必要性，很多管理者遇到问题，立马就想召集到大家通过开会来解决，就让会议主持立即向大家发起开会通知，他犯的错误就是还没有判断开会的必要性就直接进入开会的状态，会议应该是在所有更轻便快捷的沟通途径都无法解决的前提下做出的选择。所以当你有开会冲动的时候，应该先问自己几个问题，发邮件能不能达到目的，微信发群公告能不能达到目的，公司内部论坛发置顶帖能不能达到目的!又比如有些创业公司习惯早上开晨会让每个人总结昨天做了些什么，今天准备做什么?这样的晨会真的有必要吗?是否可以通过在线协作工具完成?对于互联网公司来说，很多人习惯在家里办公，或者在半夜写代码，晨会，是否有必要强制召开，是否有其它工具可以代替晨会，对于这些问题，如果你的回答是肯定的，那就没有开会的必要，如果每次在你开会之前，你都先问问自己有必要吗，那么你将过滤掉很多的无效会议，同时也保证了你每次会议的质量。
第二个原则就是只邀请合适的人参会，在大多数情况下，下面的这几类人是不需要被邀请到会议室的。第一类他只需要知道会议的结果或执行方案，一封邮件对他来说更有用。 第二类同一部门已经有其他人参与，且其他人可以代表该部门发表意见。第三类他的作用是为会议提供必要信息数据，但不需要参与讨论。第四类他仅在少数议题上发挥作用，给他单独开个小会即可。
所以，相应的我们邀请参会的人应该是能在大多数议题上参与且能发表意见和讨论的，另外受到会议结果直接影响的人，参与制定执行方案的人也应该被邀请到会议当中。
第三个原则，你要在会前就把相关信息和任务分发到每一位参会者手中。会议低效还有一个关键原因就是参会者没有做好会前准备，导致在开会期间大家还在纷纷的打开电脑找资料，主持人还需要花大量时间做信息的同步，而这些工作应该是在会议前做好的。所以在开会前应该让主持人给每个参会者发一封邮件，告诉所有人我们遇到了什么样的问题，为什么要开会?我们在开会前需要了解哪些基本信息和准备哪些材料，大家有哪些初步想法和需求。同时你还应该与核心的参会者在会前私下交谈，告诉他们是否需要了解额外的信息或单独的会议要求等等。
除了要让所有人的信息同步，还应该点对点地确保每个人都做好会前准备。还有一个重要原则就是你要在会前私下里搞定潜在的捣乱者。开会过程中可能会出现一些捣乱者，他们并不是故意捣蛋，但是会阻碍会议进程。 比如本次会议的目的是确定下一个版本的产品开发进度，当大家在纷纷讨论进度表的时候，有一个人突然跳起来说，我觉得这个版本的功能不对，不应该这样做，现在讨论进度没有意义，我们应该回到功能讨论里。这个时候作为会议的主持人有两个选择，要么打断他的发言继续讨论进度，但他可能会因此不爽，从而消极参会或者离场，要么让他发言，但其他人会感到不爽，因为进度已经讨论了一半，无论是哪种选择，对会议的影响都是消极的，更好的做法是在开会前与有可能捣乱的人私下交流，跟他们%的明确，产品的功能已经锁定会议室讨论进度，不会做功能变更，公司已经确认了这个方向不会做出改变，我们应该相信公司的决策!
那怎样才能找到这些可能会捣乱的人呢!只要你能从日常工作中留心观察，总能发现一些蛛丝马迹的!如果你开会前把这几个很多人都忽略掉的原则都注意到，大多数低效无效的会议就可以轻松地避开了。
