如果有一天你收到客户邮件，说要来你们公司拜访，请问你的接待、包括接待准备工作是从哪一天开始的？约定来访的当天，约定来访的前一天，或者是约定来访的前一周？
不知道有多少人考虑过这个问题，也不知道考虑过这个问题的小伙伴是否知道这个问题的意义所在。今天，我可以很肯定地告诉你：以上答案统统不对！接待工作已经从你接到信息的那一刻就已经开始。
是不是很诧异，和常规的认知貌似出入有点大啊。“台上一分钟，台下十年功”，我相信大家都听过这句话，把这句话放在客户接待上面也是同样适用的。不管是客户来访我们办公室，还是我们去客户公司，接待工作就是一个大型的SHOW，秀场表现的好与坏，直接关系到你和客户的关系是能“升温”，还是前面的沟通打水漂。所以，要想完美地完成这场秀，一定要记住：当你接到这个信息的那一刻，接待工作已经开始了。
那么，整个接待准备工作、正式的接待，包括接待后的跟进工作又该怎么处理？
接待准备
一场完美地接待SHOW，前期准备工作的重要性绝对不亚于正式的接待工作。小到一支笔的准备，大到整个流程的设置，每一个环节、每一个步骤都是需要认真准备、甚至演练的。前期准备越充足，中间正式接待工作才能越顺畅，直到“完美”，才能在最终让你赢得客户，进而赢得订单，以及后期的长久合作。
.接待准备：物，包括任何一个环节都有可能用到的东西。
会议议程：这是整个接待工作的主心骨，整个接待都是围绕这份资料的。客户诉求收集得越详尽，我们自己的诉求整理得越详尽，整个会议才会越饱满，最终的接待产出才能越有效。
整理出来的议程，一定要在客户来访之前发客户做二次确认，在没有任何异议的前提下，将议程以纸质的形式打印出来，按照与会人员人均一份的标准，以便接待当天使用。（一个小Tips：纸张一定要双面打印，尤其是接待欧洲来访的客户。）
样品：包括但不限于正在沟通的项目的产品、该客户之前下单过的产品、想要给客户做推荐的样品。
在谈项目样品的准备很容易理解，毕竟这个是本次接待工作的核心，也是后面是否有订单的关键；想要推荐给客户的样品，这个也很好理解，扩大合作是每个外贸业务的核心诉求；那为什么要把之前下单的产品也准备好呢？这个就是一种仪式感，告诉客户我们非常重视他们，所有的产品都会留底；而且，通过这些样品的展示，也加深了客户对我们的印象，尤其是客户买手更替过、对之前合作过的产品不是很熟悉的情况下。
如果条件允许，准备一份完整的关于你们公司的PPT介绍文件，以及投影仪等播放工具，那就更完美了。也许这个客户已经合作很久了，但是对你们的了解，包括你们对客户的认知都是有限的，如果彼此能做个PPT介绍，加深双方的认识，对后续的合作是极为有利的。
礼物：一定要为每个来访的客户精心准备一份小礼物，不用太贵，但是一定要用心、不落俗套。
曾经在某一年的中秋节前，我接待了一波美国的客户，当我说有份小礼物要送给他们的时候，所有人的表情是一致的，然后问到：不会又是月饼和茶叶吧？当我很坚定到回答不是，并把一本很有中国特色的笔记本给到他们的时候，所有人都表现出了极高的兴趣。其中一个买手当场拍了一张照片给他妈妈，很激动地告诉他妈妈是我们送给她这份礼物，非常漂亮能量，下周回国的时候立马给她妈妈送过去。
.接待准备：人，整个接待工作可能会历时比较长；接待的客户可能也不止一个。为了让整个接待工作顺利进行，一般建议至少两个人一起接待。
为什么需要至少两个人呢？答案很简单：方便打配合战。一个人负责接待，和客户保持互动；一个人负责协助，做会议记录的同时，偶尔跑跑腿，比如拿个临时需要的东西。
接待ING
正式接待中，第一个环节是相互介绍，包括互换名片。在互换名片的过程中，一定要尝试当面念一下客户的名字，一方面是帮助自己加深记忆；另一方面也是表示了对客户的尊重。这一点貌似很多日本客户做得相对会好一点，也是我们可以学习的。
会谈开始前，再次和客户确认之前定的会议议程是否有调整，如果需要调整，实际更新，并重新打印一份议程；如果不需要调整，那就按照这个流程走下去。这样做的益处就在于可以有效地避免花太多的时候在不是很重要的事情上，导致实际用于项目的沟通时间太少，面对面会谈的产出就大大减少。
会谈结束后，带客户在办公室逛一圈，做个简单的介绍，也是帮助客户加强记忆的过程。
参观结束后，可以在征得客户同意的前提下，跟客户合影一张。而且，背景一定要把你们公司的名称、LOGO等一并拍进去，也是为了后期让客户加深记忆。
接待收尾
整个接待工作结束后，几个关键的时间点一定要特别注意：
第一，客户离开办公室，预计到达下一个目的地之前：这个时间点可以简单地给客户发个信息，对他们的来访表示感谢的同时，告诉客户会议记录会在小时内发送给客户。
第二，会谈结束后小时内，一定要将整理完毕的会议记录，以文字的形式，通过邮件正式的发给客户，并和客户就回忆记录达成一致，避免双方理解上出现偏差。
再之后就是根据会议记录，点对点地进行跟进，直到项目的完结。
客户接待不是一个简单的单线工作，会涉及到公司的方方面面。一次好的接待，能让你后期在和客户的沟通、合作中不断升温；而一次失败的接待，极有可能让你失去已经到手的订单和合作机会。
