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两分钟原则,gtd到底是如何提高工作效率的,GTD一套行之有效的时间管理方法

3429 人参与  2023年05月22日 14:57  分类 : 新媒体运营  评论

自律是一种习惯

古希腊哲学家亚里士多德曾说过:“优秀是一种习惯”,一些优秀的人之所以能够创造出令人瞩目的成就,是因为他们在日常生活、工作和学习中养成了各种各样良好的习惯。所有成功的人都是因为自律,自律的人才能成功,因为他会全力以赴约束好自己,做到最好,运用好自由的时间做了该做的事情。

今天我来介绍一下,时间管理的方法——GTD(Getting Things Done的简称)

Getting Things Done翻译成中文就是“把事情做完”,GTD是一套行之有效的时间管理方法,它的核心理念是 “通过记录的方式把头脑中的各种事情罗列出来,然后整理安排自己去执行”。带着一些自己的理解,下面谈一谈我对GTD的理解以及方法论,GTD的核心步骤为五步:收集、处理、管理、执行、回顾。

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1. 收集 —— 收集记录

好脑瓜不如烂笔头,意思是说人的大脑能储存很多东西,但是能记住的往往有限,不要相信某事情发生后过了一段时间你还能记得,释放大脑的储存负载,让大脑着重于去思考,平时有什么信息、任务和灵感要在忘记之前用工具记录下来,使用的工具要尽可能的方便,易用,便捷。

例如手机上常用的”备忘录、日历和提醒事项“等都可以用作常用的记录工具,备忘录主要用于记录文字或者用作粘贴板存放一些需要经常复制使用的东西。日历是以时间顺序为线索,将所有事件组织起来。提醒事项则一般是应该尽快完成的事情。另外,像滴答清单、Structured、Done、WPS、印象笔记都是很好的记录和管理工具。

2. 处理 —— 处理分类

只有及时处理信息,对信息及时做出决定和归纳成类,你才能避免信息的堆积和碎片化,处理信息时采用二分钟法则和四象限法则。

二分钟方法就是如果一件事情两分钟内能解决的事情,无论是何种事情,马上着手解决掉,如果不能再进行分类。

分类则采用四象限法则,四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”,工作有“重要”和“紧急”两种程度,我们要先处理重要且紧急的事,规划好重要但不紧急的事,把紧急但不重要的事交给别人做,最后做不重要且不紧急的事。

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3. 计划 —— 计划安排

除了既有的日程安排外,可以设定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理论,前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事,起床后就可以开始着手这三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用习惯21天效应!

一件事只要坚持21天就能习惯成自然,成为一种习惯。

每月要做的事采用日历行程表的方法,将每月要做的事排进日程表。每年要做的事采用愿望清单法,让自己每年都有收获和进步。

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4. 执行 —— 坚决执行

执行是Getting Things Done最关键的一步,也是成功与否的关键,要言行一致,制定了计划就一定得做到,这能很好地提升你的自我认同感。执行时你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事,既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。番茄工作法,专注于当下一小段时间以提高工作效率的方法,是很好的选择!

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采用番茄工作法,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟继续番茄时钟,每4个番茄时段可多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。

番茄工作法优点:

1、减轻对时间的焦虑;

2、提高工作效率、集中力、注意力,减少工作中断;

3、增强决策意识;

4、激励效果唤醒持久工作奖励;

5、巩固达成工作目标的决心;

6、完善工作任务预估流程,精确任务时间和质量;

7、优化工作、学习的流程,提高时间效率;

8、锻炼工作时间把控与高效时间管理能力;


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番茄工作法原则:

1、每一个番茄时间约为25分钟,每完成一个番茄时间休息5分钟;

2、在每一个番茄时间里,如遇突发事件被迫打断,该番茄时间作废;

3、非必需马山待办事项应安排到下一个番茄时间处理,并记录到敬业签;

4、每连续完成4个番茄时间后,建议休息时间增加到25分钟作为奖励;

番茄能治拖延症,明明知道那件事必须要做了,可就是迟迟不能开始,再给两分钟培养培养工作情绪,然后拖拖拉拉了半小时,工作时随手刷刷朋友圈,结果把手上的工作给放下了,这就是 “如果还有明天,你的工作是永远没法做完”的原因。番茄工作法是简单易行的时间管理方法,在一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。

5. 回顾 —— 回顾检查

给自己调定一个周期,例如一周回顾一次,采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾,对工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。这样能使得计划更有效地进行,更加合乎工作程序的逻辑。

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时间管理的关键在于管理好自己的习惯。好习惯并不是一天就能养成的,需要循序渐进,由浅入深,由近及远。养成好习惯需要宁少勿多、宁简勿繁、宁易勿难的原则。首先要找到一个比较容易实现并且自己感兴趣的习惯开始,这样可以快速体验到成功的滋味,并且得到自己和周围人的激励。当一个习惯坚持了21天,可以给自己一个奖励,否则就给自己一个小小的惩罚,这样可以让自己更有动力去坚持养成好习惯。

GTD时间管理方法可以协助我们有序地安排时间,提高工作效率,并正确地应对工作,让我们成为时间的主人。然而,时间管理的目的不仅仅是为了在短时间内完成更多的任务,而是要让我们在工作中发挥主观能动性,创造美好的生活。尽管高效率和按计划行事是重要的,但如果只是机械地按照规定步骤进行,我们可能会错失一些美好的事情。因此,我们应该注重在工作中融入创造性,让它不仅仅是简单的任务完成,而是成为一种有意义、富有创造性的体验。

所以,我认为的时间管理的是让生活「慢」一点,让你「没有压力」地去做一些自己喜欢的事,让你的「从容不迫」地度过每一天。

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五分钟原则  

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